Foutgevoeligheid ontvangst en verwerking van facturen. In onderstaande blog schetsen we de praktijksituatie voor veel organisaties met de bijbehorende knelpunten en hoe Factuurportal hier de oplossing biedt.

Paper
Een administratief medewerker van bedrijf Paper ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen om vervolgens de papieren facturen over te tikken in het inkoopsysteem. Daarna volgt er een visuele controle en wordt de factuur doorgezet voor goedkeuring. Het bestaat echt nog, de traditionele manier van factuurverwerking. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Better Days
Bedrijf Better Days heeft al stappen genomen om de factuurverwerking te verbeteren door gebruik te maken van een slimme scan- en herkenoplossing. De administratief medewerker van Better Days ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen en maakt vervolgens “batches” met facturen. Deze “batches” worden vervolgens met behulp van een scanner digitaal gemaakt, waarna een oplossing op basis van Optical Character Recognition (OCR) de factuur uitleest. Het uitleesresultaat wordt vervolgens klaargezet in het inkoopsysteem. Ondanks dat de factuurverwerking van Better Days efficiënter is dan die van Paper, komt er nog steeds een visuele controle aan te pas. Een scan- en herkenoplossing is namelijk niet 100% correct, denk aan uitleesfouten waarbij een “I” (hoofdletter i) wordt aangezien voor een “1” etc.

Knelpunten bij Paper en Better Days
Uit onze ervaring blijkt dat de factuurverwerking van de meeste bedrijven op die van Better Days lijkt. Slechts een klein percentage verwerkt de facturen nog compleet handmatig, zoals Paper dat doet. Bij beide processen komen de knelpunten op hetzelfde neer:

Factuurverwerking neemt (te) veel tijd in beslag
– Factuurverwerking is foutgevoelig
– Ook een correcte factuur ondergaat in 99% van de gevallen nog een handmatige verrijking
– Doorlooptijd van facturen is (te) lang waardoor betalingstermijnen niet gehaald worden
– Controle en correspondentie met leverancier over foute facturen is tijdrovend
– Grote stroom papieren facturen wordt in stand gehouden

Bovenstaande knelpunten leiden tot ingrijpende gevolgen, uitgedrukt in tijd en geld. Een organisatie zoals Paper of Better Days heeft vaak meerdere administratief medewerkers in dienst om de facturen te verwerken, die al snel €50.000,- per FTE per jaar kosten (TCO). Daarnaast leidt handmatige verwerking tot fouten, eindeloze correspondentie met leveranciers, dubbel betaalde facturen en het niet behalen van betalingstermijnen. Allemaal gevolgen die voorkomen kunnen worden door Factuurportal in te zetten. Onderstaand voorbeeld van gemeente Eindhoven laat zien hoe.

Gemeente Eindhoven lost de knelpunten op
Gemeente Eindhoven loopt voorop als het gaat om innovatie en het digitaal stroomlijnen van haar bedrijfsvoering. Met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. In lijn met toekomstige wet en regelgeving. Na een uitgebreide marktconsultatie voor de elektronische verwerking van facturen is de keuze gevallen op Factuurportal. Waarom?
– Factuurportal ontvangt, verwerkt en valideert alle inkomende PDF- en UBL-facturen volautomatisch
– Factuurportal garandeert 100% correct uitgelezen facturen
– Handmatige verrijking behoort volledig tot het verleden
– De doorlooptijd van factuurverwerking wordt teruggebracht tot enkele minuten
– Automatische notificatie naar leveranciers over de status van de ingezonden factuur
– Stroom papieren facturen wordt geleidelijk afgebouwd

Gemeente Eindhoven heeft een kostenbesparing gerealiseerd en een kwaliteitsslag gemaakt door Factuurportal in te zetten voor de volautomatische verwerking van inkomende PDF- en UBL-facturen. Benieuwd naar de resultaten? Lees de klantcase Eindhoven!