De komende weken zullen we u kort informeren over hoe accountants en andere financiële dienstverleners met de visuele dossiers van FastPortal hun (gehele) keten digitaliseren.

FastPortal is een snelgroeiend e-service platform dat het voor medewerker én klant mogelijk maakt om binnen een eigen veilige omgeving – en met de vertrouwde huisstijl van de dienstverlener – de voortgang van dossiers in te zien, geautomatiseerd documenten uit te wisselen en te beheren, nieuwe diensten te starten en automatisch notificaties te sturen. Samen met de vele geautomatiseerde taken en uitbreidingen, zoals online betalingen en automatische facturatie, geeft dit de kleine tot middelgrote financieel dienstverlener de mogelijkheid om dezelfde tijdsbesparende en klanttevredenheid verhogende technologie in te zetten zoals de grote jongens al geruimere tijd doen.

Waarom accountants kiezen voor FastPortal
Deze week staan we daarom stil bij ‘het waarom’. Waarom kiest een financieel dienstverlener voor FastPortal? De komende weken laten we zien hoe het ‘Voorbereidings- en implementatieproces van FastPortal’ (1 november) eruitziet en wat de ‘Klantervaringen met FastPortal’ (15 november) zijn.

Grip op processen, inzicht in voortgang dossiers en gemotiveerde werknemers
Belangrijke aanleiding voor accountants om FastPortal in te zetten is om grip te krijgen op processen en daarmee meer inzicht te krijgen in voortgang van dossiers. Een effectieve en efficiënte inzet van mensen wordt steeds belangrijker. Er gaat namelijk nog steeds veel tijd verloren met zeg maar administratieve werkzaamheden. Activiteiten die niet direct iets te maken hebben met het opmaken van bijvoorbeeld de aangifte IB of VPB. Denk aan het versturen van de e-mails aan alle klanten aan het begin van het IB of VPB traject. Of denk aan het nabellen van klanten omdat nog niet alle informatie is opgeleverd. Of, nog erger, ontvangen informatie is niet meer terug te vinden in ‘Postvak-In’.

Daarbij wordt steeds uw waardevolle werknemer ingezet voor het uitvoeren van werkzaamheden sterk onder zijn of haar niveau. Niet alleen vervelend voor de werknemer, waarvoor dit demotiverend werkt, maar ook voor organisatie die een veel lagere productiviteit haalt dan mogelijk zou zijn wanneer processen gestroomlijnd zijn en geolied verlopen.

Klantbeleving en kwaliteit worden belangrijker
Een ander regelmatig terugkerend argument dat de accountant de klant op een eigentijdse manier van dienst wil zijn. Zowel de zakelijke als de particuliere klant is gewend om met portals te werken. Of het nu gaat om het boeken van een reis, het afhandelen van bankzaken of het bestellen bij retail organisaties. De klant handelt zijn zaken af via gebruiksvriendelijke en intuïtief werkend portals.

Naast klantbeleving gaat kwaliteit van de dienstverlening ook op procesvlak een steeds meer bepalende rol spelen. Was tien jaar geleden een e-mail nog praktisch, tijdbesparend en adequaat. Dan leidt diezelfde e-mail, tegen het licht van de mogelijkheden die portals vandaag de dag bieden, tot inefficiëntie, onnodig dubbelwerk en onveiligheid. Inefficiënt omdat u in de berg e-mails die u hebt ontvangen van klanten op zoek moet naar die ene e-mail waar de gezochte informatie in staat. Onnodig dubbelwerk omdat u bijlagen van e-mails opnieuw opslaat in de map van de klant. En onveilig omdat e-mail per definitie op allerlei manieren kan worden onderschept.

Beperkte investering voor het behalen van een ongekende winst
U kunt zelf de berekening maken welke tijdsbesparing en daarmee productiviteitswinst het voorkomen van onnodige administratieve werkzaamheden u oplevert. Daarnaast kunt u het imago naar uw klanten en de werknemertevredenheid binnen uw organisatie een belangrijke impuls geven.

Meer weten?
Meer weten over FastPortal en het slim digitaliseren en visualiseren van dossiers? Neem een kijkje op de website van FastPortal om de mogelijkheden van FastPortal verder te ontdekken of stuur een mailtje aan Jeroen van Eijndhoven jeroen@innovate2day.nl of bel zelf 06 2150 2558.